運営指導 クラスター06「サービス提供手続・記録」｜14 記録管理① 記録を「探さず」示すための保存・保管・帳簿管理
運営指導（実地指導）の場で、「記録はしっかり保存しています」と答えたものの、箱やフォルダの中を延々と探すことになれば、事業所にとっても行政にとっても好ましい状況とは言えません。今回のテーマは、サービス提供に関する記録を、保存・保管・帳簿管理の仕組みによって「すぐ出せる状態」にできているか、という点を見ていきます。
行政がチェックするのは、記録の内容だけではありません。保存期間・保管場所・閲覧権限といった「ルール（書類）」があり、そのルール通りに「保管（記録）」され、さらに紛失や散逸を防ぐための「点検（運用）」が機能しているか。この「書類→記録→運用」が一本の線でつながっているかどうかが、確認の骨格となります。
クラスター06「サービス提供手続・記録」第14回目の本稿では、「記録管理① 記録を「探さず」示すための保存・保管・帳簿管理」について、運営指導の場で何を問われ、何を提示すれば納得感のある説明ができるのか、そのポイントを書類・記録・運用の3つの軸から解説します。
なお本稿でいう「クラスター」は、運営指導で示される多数の着眼点を、中原太事務所が実務上の観点から整理・分類した独自の区分です（行政の公式用語ではありません）。着眼点を単に並べるのではなく、事業所運営のどの場面で意識されるかを基準に、関連項目をまとめています。
行政の確認ロジックは「書類→記録→運用」です
記録管理でまず問われるのは、「何を、どこに、どう保管するか」を事業所として言語化できているかです。口頭で「事務所の棚にあります」と言うだけでは不十分です。保存期間、保管場所（原本・控えの区別を含む）、閲覧できる職員の範囲、持ち出しのルールなどが、あらかじめ整理されていることが前提になります。
法令上、障害福祉サービス事業者は、サービスを提供した日から5年間、以下の記録を整備・保存することが義務づけられています。保存対象は、①個別支援計画、②サービス提供の記録、③市町村への通知に係る記録、④身体拘束等の記録、⑤苦情内容等の記録、⑥事故の状況及び処置の記録、などが代表的なものです。種別により若干の違いはありますが、いずれも「必要に応じて提示できる状態で保存されているか」という視点で確認されます。
次に見られるのが「保管の実態」です。せっかくルールがあっても、現場で別の場所に置かれていたり、利用者ごとに混ざっていたり、古い版が残っていたりすると、「正しく保管されている」とは説明しにくくなります。行政からは、保存対象がルール通りに管理され、必要なときにすぐ取り出せるか、という聞き方で確認が行われます。
最後は「運用」です。保管状況を誰がいつ点検し、紛失や散逸を防いでいるかを確認されます。気を付けたいのは、担当者の記憶や善意に頼って処理しているケースです。点検の頻度や担当者、不備があった際の是正手順まで含めて、事業所のルールとして説明できることが重要です。
つまづきやすい点：記録の「保管場所」や「閲覧権限」が不明瞭
何が問題か
よくあるつまずきは、記録が「点」として存在するだけで、管理が「線」になっていないことです。支援記録は現場、計画書は相談室、苦情は管理者の机、事故報告は別の箱……というように分散していると、いざという時に答えきれません。探す時間が長引くほど、「本当に正しく管理できていますか？」という疑念を招いてしまいます。
なぜ問題か
記録の保存・保管は、単なる事務作業ではなく「説明責任の土台」です。誰もが必要な情報にたどりつけ、同じ様に取り出せる状態になければ、担当者が変わった場合に適切な説明ができなくなってしまいます。一方、閲覧権限が曖昧だと、「誰でも触れる」「勝手に書き換えられる」リスクも生じます。ここで問われるのは、適正な情報管理の枠組みです。
ありがちな誤解（NG解釈）
「記録は全部ある。必要なら探して出すから大丈夫」
「鍵付きの棚に入れているから、それで十分だ」
――この考え方では、運営指導で「保存期間のルールは？」「誰がいつ点検していますか？」「持ち出しの扱いは？」と聞かれた際に、即答できません。鍵の有無はもちろん重要ですが、あくまで「書類→記録→運用」の一貫性のある運用の一要素です。
電子記録（電磁的記録）を導入している場合も、本質的な問いは同じです。「データは入っています」だけでは足りません。改ざん防止の設定、バックアップの有無、システム障害時の代替手段、そして指導の場で即座に画面表示や印刷ができるか。これらも「ルールと運用のセット」で語れることが求められます。実際の運営指導などでも「電磁的記録は改ざんが容易なため、確定後の修正不可設定が必要」「ソフト廃止時の対応策を備えること」といった具体的な指摘が出ています。紙か電子かを問わず、管理の仕組みそのものが問われているのです。
そのまま使えるチェックリスト（書類／記録／運用）
運営指導の場で確認を求められても慌てないよう、次の点がそろっているかを確認してください。
書類
記録の保存・保管・帳簿管理について、期間・場所・権限が書面で整理されている
代表的な記録群（個別計画・提供記録・通知・身体拘束・苦情・事故）が整理され、また、保存先が決まっている
原本と控え、紙と電子データの置き場所や扱いが明確になっている
閲覧できる職員の範囲と、管理職限定などの例外ルールが決まっている
鍵の管理方法（保管場所や複製の扱い）が定められている
持ち出しの可否や、持ち出す際の手順が決まっている
書類の差し替えや整理を行う責任者が決まっている
電磁的記録の場合、改ざん防止やバックアップ、即時提示の手順が書面化されている
記録
「どこに何があるか」を示す保存台帳があり、内容が更新されている
利用者別や年度別など、探さずに取り出せる区分で整理されている
保管場所の写真や配置図など、説明を補助する資料が用意されている
点検を実施した日付、点検者、指摘事項の記録が残っている
持ち出しが発生した場合、行き先や返却日が追えるようになっている
運用
保管状況の定期点検を、誰がいつ行うかが具体的に決まっている
点検で不備が見つかった際の、是正や再整理の手順が確立されている
紛失を防ぐためのルールが、現場（鍵・保管場所・持出）で守られている
担当者が交代しても同じ説明ができるよう、引き継ぎの仕組みがある
必要なときに「直近3名分」などのサンプルをすぐ提示できる状態にある
電磁的記録の場合、確定後の修正不可設定やログ管理が行われている
データのバックアップが定期的に実施され、消失時の対応手順がある
まとめ
記録管理で見られている切り口としては、「記録があるかないか」も大切ですが、同じ様に「決めたルール通りに保管され、必要なときにすぐ出せるか」という点も無視できません。法令ではサービス提供日から5年間、記録の保存が義務付けられており、紙か電子かを問わず、この枠組みに沿った管理が求められます。
【免責事項】
本稿は、運営指導で確認されやすいポイントを、実務の目線で整理したものです。制度の取扱いは年度や自治体、事業所の状況によって変わることがあるため、最終的には最新の公式資料とあわせてご確認ください。また個別具体的な判断において迷う点や不安が残る場合は、状況を伺ったうえで整理のお手伝いもできますので、お気軽にご相談ください。